Als wir 2023 begonnen haben, KI in unserem Unternehmen auszuprobieren, war vieles noch Neuland. Heute, ein paar Jahre später, ist sie aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die Anwendungsfälle und Möglichkeiten haben sich in dieser Zeit stark verändert, und genau darüber möchte ich dir hier ehrlich berichten: was funktioniert, was nicht, und worauf du als Führungskraft achten solltest.
Zuerst die Prozesse, dann die Tools
Bevor wir ein einziges Tool eingeführt haben, haben wir uns unsere Prozesse genau angesehen, um festzustellen, wo Automatisierungspotenzial liegt. Dieser Schritt wird gerne übersprungen, dabei ist er entscheidend. Eine gute Prozessanalyse gibt dir nicht nur den Überblick über Digitalisierungsmöglichkeiten, sondern zeigt auch allgemeine Effizienzsteigerungen. Manchmal ist die beste Lösung gar keine Technologie, sondern ein Arbeitsschritt, den du schlicht streichen oder vereinfachen kannst.
Wo KI bei uns täglich im Einsatz ist
Der klassische Einstieg ist Recherche und Analyse. Hier spart KI enorm viel Zeit, weil sie große Informationsmengen in kurzer Zeit sichtet und aufbereitet. Auch beim Formulieren von Texten und beim Erstellen von Bildern unterstützt sie uns. Protokolle von Besprechungen lassen wir ebenfalls mit KI verfassen. Die Entwürfe sind eine solide Grundlage, die wir nur noch prüfen und anpassen müssen.
Was nicht funktioniert hat
Wir haben viel ausprobiert, und einiges ist gescheitert. Ein Beispiel: Wir dachten, es wäre ein Leichtes, Förderprogramme automatisch mit unseren Kund:innen zu matchen. In der Praxis stößt die KI hier schnell an Grenzen, denn viele entscheidende Informationen stehen weder in unseren Daten noch öffentlich zugänglich irgendwo. Die KI kann einen Vorschlag machen, aber diesen komplett zu übernehmen wäre fahrlässig.
Meine Erkenntnis daraus: Die KI ist nur so gut wie die Informationen, auf die sie zugreifen kann. Wenn das entscheidende Wissen im Kopf deiner Expertinnen und Experten steckt, bleibt deren Urteil unersetzlich. KI liefert Impulse, die Verantwortung bleibt bei uns.
Unsere drei KI-Agentinnen
Am meisten begeistert mich derzeit der Einsatz von KI-Agenten, die eigenständig Aufgaben übernehmen. Wir haben derzeit drei davon, direkt in unser CRM eingebettet:
Sarah kontrolliert einmal pro Woche unsere Kundendaten und prüft, ob sich etwas verändert hat, etwa eine neue Adresse oder eine neue ATU-Nummer.
Lisa behält die Förderlandschaft im Blick. Sie prüft wöchentlich, welche Förderungen sich geändert haben, welche unter De-minimis fallen und ob es Neuigkeiten gibt.
Natalie kümmert sich um die Datenhygiene. Sie erkennt, welche Kund:innen schon länger nicht mehr mit uns zusammenarbeiten, und zeigt auf, welche Daten wir von ihnen haben und was wir löschen sollten. Dafür haben wir klare Regeln definiert: Beispielsweise werden Zugangsdaten nach drei Jahren Inaktivität gelöscht, Förderunterlagen nach sieben Jahren.
Jede Woche erhalte ich von den dreien eine Übersicht mit Änderungsvorschlägen. Derzeit braucht es noch meine aktive Zustimmung, bevor etwas im System geändert wird. Das gibt mir Kontrolle und Sicherheit, und es schafft Vertrauen in die Ergebnisse. Ob und wann wir diesen Schritt weiter automatisieren, entscheiden wir bewusst und nicht aus Bequemlichkeit.
Regeln schaffen Sicherheit
Mindestens genauso wichtig wie die Technik ist der verantwortungsvolle Umgang damit. Wir haben uns ausführlich Gedanken gemacht, welche Daten die KI verarbeiten darf und welche Risiken damit verbunden sind. Daraus sind unsere internen KI-Guidelines entstanden. Sie zeigen allen Mitarbeiterinnen, was im Umgang mit KI zu beachten ist, was unbedenklich ist und welche No-Gos es gibt.
Mein Tipp an dich: Warte nicht, bis etwas passiert. Klare Leitplanken nehmen Unsicherheit aus dem Team und verhindern, dass sensible Daten versehentlich dort landen, wo sie nicht hingehören.
Drei Empfehlungen für deinen Einstieg
- Beginne mit der Prozessanalyse. Verschaffe dir zuerst einen Überblick, wo Automatisierung und Effizienzsteigerung wirklich Sinn machen.
- Starte klein und konkret. Wähle eine wiederkehrende Aufgabe und probiere aus, was die KI dabei leisten kann. Rechne dabei mit Misserfolgen: Nicht jeder Anwendungsfall trägt, und das gehört zum Lernprozess.
- Definiere Regeln, bevor du skalierst. Datenschutz und klare Zuständigkeiten sind die Basis für alles Weitere.
Eine spannende Reise
Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie schnell sich die Möglichkeiten weiterentwickeln. Ich bin sehr gespannt, wie sich unsere Arbeitsweise in den nächsten Monaten und Jahren verändern wird, und ich werde dich gerne weiter an unseren Erfahrungen teilhaben lassen.
Wenn du wissen möchtest, wo in deinem Unternehmen Potenzial steckt, stehen wir gerne für den Austausch und für eine gemeinsame Prozessanalyse bereit. Melde dich einfach bei uns. Und bis dahin: Wo setzt du KI bereits ein, und wo zögerst du noch? Ich freue mich auf den Austausch.
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Fotocredit: Canva, ChatGPT